Трудовая книжка и форма СТД-Р
С 2020 года трудовая биография существует в двух форматах сразу, и от того, какой выбрали вы, зависит, что именно вам отдадут в последний рабочий день. Разбираем разницу между книжкой, СТД-Р и СТД-СФР, где всё это хранится, как получить сведения бесплатно и что делать, если документ утрачен.
Коротко: что нужно знать
- Форматов два: бумажная книжка и электронные сведения о трудовой деятельности.
- Выбор делался один раз, вернуться с электронного формата на бумажный нельзя.
- При увольнении выдают либо книжку на руки, либо форму СТД-Р — в день увольнения и без заявления.
- Полную выписку за все места работы можно бесплатно скачать на Госуслугах — это форма СТД-СФР.
- Электронные сведения ведутся с 2020 года; более ранний стаж подтверждает бумажная книжка.
- Задержка выдачи книжки оплачивается работодателем как вынужденный прогул.
Сведения о трудовой деятельности — статья 66.1 ТК РФ, ведение трудовых книжек — статья 66, выдача при увольнении — статья 84.1, ответственность за задержку — статья 234. Формы и порядок ведения установлены приказами Минтруда.
Два формата: бумажный и электронный
До 2020 года вариант был один. Потом появились электронные сведения, и каждому работнику предложили выбрать: продолжать вести бумажную книжку или отказаться от неё в пользу электронного формата.
| Что сравниваем | Бумажный формат | Электронные сведения |
|---|---|---|
| Где хранится | В отделе кадров, пока вы работаете | В информационной системе Социального фонда |
| Что содержит | Всю трудовую биографию с первого места работы | Периоды работы начиная с 2020 года |
| Что выдают при увольнении | Саму книжку на руки | Форму СТД-Р за период работы у этого работодателя |
| Можно ли потерять | Да, экземпляр единственный | Нет |
| Как получить копию | Дубликат через отдел кадров | СТД-СФР на Госуслугах за минуту |
| Подтверждает стаж до 2020 года | Да | Нет |
Чем эти два формата отличаются.
Как выбирали формат и можно ли передумать
Выбор делался письменным заявлением, и он был односторонне необратимым: отказавшись от бумажной книжки, вернуть её в оборот уже нельзя. Обратный переход законом не предусмотрен.
| Ваша ситуация | Что у вас сейчас |
|---|---|
| Подали заявление о переходе на электронный формат | Документ выдали на руки, записи больше не вносят |
| Заявление не подавали | Бумага продолжает вестись, плюс сведения дублируются электронно |
| Впервые устроились после 2021 года | Только электронный формат, бумагу не заводят |
| Хотите вернуться на бумагу | Нельзя Обратный переход не предусмотрен |
| Документ на руках, но вы его потеряли | На стаж это не влияет: данные с 2020 года есть в фонде |
Что означает сделанный когда-то выбор.
Даже если вы перешли на электронный формат и документ лежит дома, выбрасывать его нельзя. Она единственное подтверждение стажа до 2020 года — а это как раз те периоды, по которым в фонде может не быть данных. При назначении пенсии спросят именно её.
Что такое СТД-Р
Расшифровывается просто: сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работодателем. Это выписка о вашей работе именно у него — с датами приёма, переводов и увольнения и с формулировкой основания.
- Выдаётся в день ухода без заявления, если вы перешли на электронный формат.
- Заверяется подписью уполномоченного лица и печатью, если она используется.
- В электронном виде подписывается усиленной квалифицированной подписью.
- Может быть выдана и в период работы — по письменному заявлению, в течение трёх рабочих дней.
- Содержит сведения только об одном месте работы, а не о всей биографии.
Именно на СТД-Р чаще всего обнаруживаются расхождения: работодатель мог отчитаться в фонд с ошибкой в дате или основании. Сверить её стоит сразу, пока есть с кем разговаривать. Что ещё выдают в этот день, перечислено на странице о документах при увольнении.
СТД-СФР и Госуслуги
Второй документ с похожим названием и совсем другой ролью. СТД-СФР выдаёт не работодатель, а Социальный фонд, и содержит он сведения обо всех местах работы начиная с 2020 года.
| Что сравниваем | СТД-Р | СТД-СФР |
|---|---|---|
| Кто выдаёт | Отдел кадров | Социальный фонд |
| Какой период | Только это место работы | Все места работы с 2020 года |
| Как получить | В день увольнения либо по заявлению | На Госуслугах за минуту, бесплатно |
| Чем заверен | Подписью уполномоченного лица | Электронной подписью фонда |
| Когда пригодится | При увольнении, для сверки данных | Для нового работодателя, банка, визы, суда |
Две формы с похожими названиями.
Не ждать. СТД-СФР с Госуслуг принимается наравне с бумажным документом и содержит те же сведения о периодах работы. Это самый быстрый способ подтвердить стаж, когда бывший работодатель не отвечает или уже ликвидирован.
Где хранится книжка
Пока вы работаете и сохранили бумажный формат — у работодателя. Держать её дома в этот период нельзя: ответственность за сохранность лежит на нём, и он же вносит записи.
| Ситуация | Где документ |
|---|---|
| Вы работаете, формат бумажный | У работодателя, в сейфе кадровой службы |
| Вы перешли на электронный формат | На руках у вас, записи больше не вносятся |
| Вы уволились | На руках у вас, выдан в день увольнения |
| Нужна для оформления пенсии или пособия | Выдают на руки по письменному заявлению, вернуть — в течение трёх рабочих дней |
| Вы работаете по совместительству | У основного работодателя; запись о совместительстве вносят по вашему желанию |
| Работодатель — физлицо без статуса ИП | Он её не ведёт; стаж подтверждается договором |
У кого он хранится.
Что выдают при увольнении
Ровно то, что соответствует вашему формату, и в день увольнения. Заявления для этого не требуется — это обязанность работодателя, а не услуга по запросу.
| У вас | Что получаете | Когда |
|---|---|---|
| Бумажный формат | Документ на руки под роспись в журнале учёта | В день увольнения |
| Электронный формат | Форму СТД-Р за период работы | В день увольнения |
| Вас нет на месте | Уведомление о необходимости явиться либо запрос согласия на отправку | В тот же день |
| Согласие на отправку почтой дано | Документы заказным письмом | В течение трёх рабочих дней |
| Дистанционная работа | СТД-Р через кадровый ЭДО либо заказным письмом | В течение трёх рабочих дней |
Что и когда выдают при увольнении.
Задержка выдачи — самостоятельное нарушение: работодатель возмещает не полученный за это время заработок, потому что без документов вы не можете устроиться на новую работу. Что делать в такой ситуации, разобрано на странице о последнем рабочем дне.
Запись об увольнении
В бумагу и в СТД-Р попадает одна и та же формулировка — та, что указана в приказе. Она воспроизводит текст кодекса дословно и обязательно содержит ссылку на пункт, часть и статью. Сокращать её нельзя: пишут словами и полностью.
- При уходе по собственному желанию указывают пункт 3 части первой статьи 77, а не статью 80.
- Причина увольнения не пишется — кроме случаев, когда вы попросили об этом письменно.
- В графе основания стоят вид документа, его номер и дата: сверьте их с копией приказа.
- Зачёркивать нельзя: неверную строку отменяют новой, а следом вносят правильную.
Точный текст записи под каждый пункт статей 77, 81 и 83, порядок исправления ошибки и право на дубликат.
Как подтверждается стаж
Вопрос, ради которого всё это и хранится. Стаж собирается из разных источников, и чем старше период, тем важнее бумага.
| Период работы | Чем подтверждается |
|---|---|
| С 2020 года по настоящее время | Электронные сведения фонда, СТД-СФР |
| До 2020 года | Только бумажный документ |
| Документ утрачен | Архивные справки, копии приказов, трудовые договоры, данные лицевого счёта |
| Работодатель ликвидирован | Архивная справка из государственного или муниципального архива |
| Работа у физического лица | Трудовой договор; бумага в этом случае не ведётся |
| Служба, учёба, уход за ребёнком | Иные документы: военный билет, диплом, свидетельство о рождении |
Чем подтверждается стаж за разные периоды.
Как сверить данные с фондом
Есть привычка считать, что если запись сделана, то она автоматически попала куда надо. Это не так: работодатель отчитывается отдельно, и между тем, что написано у вас на руках, и тем, что лежит в информационной системе, бывают расхождения. Обнаруживаются они обычно в самый неподходящий момент.
Проверка занимает пару минут и делается на Госуслугах. Выписка из индивидуального лицевого счёта показывает все периоды работы, начисленные взносы и накопленные пенсионные коэффициенты. Сравнивать её нужно с тем, что у вас на руках: совпадают ли даты приёма и увольнения, все ли места работы отражены, не пропал ли целиком какой-нибудь год.
Если расхождение нашлось, действовать проще, пока организация ещё существует. Письменное обращение к работодателю обычно решает вопрос: он подаёт корректирующие сведения, и данные обновляются. Когда компании уже нет, остаётся путь через фонд с приложением документов — трудовой книжки, договоров, справок. Именно поэтому выписки, которые выдают при увольнении, стоит сохранять: они и есть те самые документы, которых потом будет не хватать.
Что проверить при получении
Должна совпадать с приказом дословно и содержать полную ссылку на пункт части статьи, без сокращений.
Сверьте с приказом и с тем, что вы указывали в заявлении. Расхождение здесь меняет и стаж, и дату расчёта.
Они переносятся в графу основания. Если не совпадают с копией приказа — требуйте объяснений.
Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью, если она используется.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны совпадать с паспортом. Ошибка здесь обнуляет весь документ при назначении пенсии.
Если в записи ошибка
Зачёркивать в трудовой книжке нельзя — ни ручкой, ни корректором. Неверную запись признают недействительной отдельной строкой, а следом вносят правильную.
| Что делают | Как это выглядит |
|---|---|
| Следующим номером вносят строку | «Запись за номером таким-то недействительна» |
| Ниже вносят правильную запись | С верной формулировкой и той же датой увольнения |
| В графе основания указывают приказ | Приказ работодателя об исправлении, его номер и дата |
| Заверяют подписью и печатью | Подпись уполномоченного лица |
| Ошибка на титульном листе | Исправляется по-другому: старые данные зачёркивают одной чертой и рядом пишут новые со ссылкой на документ |
Порядок исправления записи.
Исправление вносит либо работодатель, допустивший ошибку, либо ваш новый работодатель — на основании официального документа прежнего. Если организация ликвидирована, потребуется архивная справка, а иногда и решение суда об установлении факта работы.
Дубликат при утере
Потеря книжки не означает потерю стажа, но восстановление занимает время. Порядок зависит от того, кто именно её утратил.
| Кто потерял | Что делать |
|---|---|
| Компания | Обязана оформить дубликат сама, по своим данным и данным фонда |
| Вы сами | Письменное заявление последнему работодателю; дубликат оформляют в течение 15 рабочих дней |
| Утрачена при чрезвычайной ситуации | Дубликат оформляется по решению комиссии по установлению стажа |
| Испорчена, но читается | Оформляется дубликат; испорченный экземпляр остаётся у вас с пометкой |
Порядок восстановления.
- В дубликат вносят общий стаж суммарно, без разбивки по местам работы, и записи с последнего места отдельно.
- Подтверждающими документами служат справки, приказы, договоры и данные лицевого счёта.
- Дубликат помечается словом «Дубликат» на титульном листе.
- Сведения с 2020 года восстанавливать не нужно — они уже есть в фонде.
Вкладыш, когда кончились страницы
Заводить вторую книжку нельзя. Когда раздел заканчивается, работодатель вшивает вкладыш и ставит на титульном листе штамп с надписью «Выдан вкладыш» с его серией и номером.
- Вкладыш ведётся и заполняется по тем же правилам, что и основной документ.
- Сам по себе вкладыш недействителен — хранить и предъявлять их нужно вместе.
- Вкладышей может быть несколько, каждый со своим штампом на титульном листе.
- Если вкладыш потерян, оформляется его дубликат в том же порядке.
Что нести на новую работу
| У вас | Что предъявить |
|---|---|
| Бумажный формат | Сам документ — новый работодатель продолжит его вести |
| Электронный формат | СТД-Р от прежнего работодателя либо СТД-СФР с Госуслуг |
| Документ потерян, формат бумажный | Заявление о выдаче дубликата новому работодателю |
| Первое место работы после 2021 года | Ничего: бумагу не заводят, сведения ведутся электронно |
| Работали за границей | Документы иностранного работодателя с переводом; в российский стаж такие периоды входят не всегда |
Что предъявляют при трудоустройстве.
Отдельные ситуации
| Ситуация | Особенность |
|---|---|
| Совместительство | Запись вносится основным работодателем по вашему желанию, на основании справки |
| Дистанционная работа | Порядок общий; документы направляются почтой либо через кадровый ЭДО |
| Работник умер | Выдают члену семьи под расписку либо направляют почтой по письменному заявлению |
| Получение по доверенности | Доверенность должна быть нотариальной и прямо оговаривать право получения документов |
| Работодатель ликвидирован | Записи о работе восстанавливаются по архивным справкам |
| Смена фамилии | Титульный лист исправляется: старые данные зачёркивают одной чертой, рядом пишут новые |
Нестандартные случаи.
Откуда взялась трудовая книжка
Документ, в котором вся рабочая биография человека собрана в одной тетради, — изобретение не самое старое и совсем не универсальное. В большинстве стран его нет вовсе: подтверждением опыта служат договоры, справки от работодателей и резюме, а стаж для пенсии считается по данным налоговых и социальных органов.
В России книжка появилась в начале двадцатого века и решала задачу учёта в условиях, когда никакой единой базы данных не существовало и существовать не могло. Бумажный носитель на руках у человека был единственным способом связать разрозненные места работы в одну биографию. Отсюда и все её особенности: единственный экземпляр, запрет на зачёркивания, строгие формулировки записей, хранение у работодателя. Документ проектировался как реестр, и вёлся он по правилам реестра.
Переход к электронному формату убирает именно ту проблему, ради которой книжка создавалась: база данных теперь есть, и переносить сведения на бумаге не нужно. Любопытно, что структура при этом сохранилась почти без изменений — те же графы, те же формулировки, та же ссылка на пункт статьи. Форма пережила породившую её задачу, как это обычно и бывает с документами. Практический вывод для работника: бумагу, даже недействующую, стоит хранить до пенсии — за периоды до 2020 года она по-прежнему единственное доказательство.
Словарь: восемь понятий
Бумажный носитель всей трудовой биографии
Сведения от работодателя за период работы у него
Сведения из фонда за все места работы с 2020 года
Восстановленный документ при утрате оригинала
Продолжение документа, когда закончились страницы
Способ исправить ошибку, не зачёркивая
Ваши данные в Социальном фонде, доступны на Госуслугах
Где вы расписываетесь при получении документа
Мифы и как на самом деле
| Миф | Как на самом деле |
|---|---|
| «Их отменили» | Не отменили: они продолжают вестись у тех, кто не отказался от бумажного формата |
| «Можно вернуться с электронной на бумажную» | Нельзя, обратный переход не предусмотрен |
| «Потерял — значит потерял стаж» | Стаж восстанавливается по архивам и данным фонда |
| «Можно держать дома, пока работаешь» | Она хранится у работодателя, если формат бумажный |
| «СТД-Р подтверждает весь стаж» | Только период работы у выдавшего её работодателя |
| «Ошибку можно аккуратно зачеркнуть» | Зачёркивания запрещены везде, кроме титульного листа |
| «При потере заводят новую» | Оформляют дубликат, а не новый документ |
| «Если кончились страницы, заводят вторую» | Вшивают вкладыш; второй экземпляр недопустим |
Восемь заблуждений об этих документах.
Шесть ошибок, которые дорого стоят
- Выбросить бумагу после перехода на электронный формат.
- Не прочитать запись при получении и обнаружить ошибку через несколько лет.
- Согласиться на зачёркивание вместо признания записи недействительной.
- Не сверить номер и дату приказа с копией самого распоряжения.
- Ждать СТД-Р от бывшего работодателя вместо того, чтобы скачать СТД-СФР на Госуслугах.
- Не проверить титульный лист: ошибка в фамилии или дате рождения обнуляет документ.
Вопросы и ответы
Чем СТД-Р отличается от трудовой книжки?
Это не другой документ, а другой формат тех же сведений. СТД-Р выдаёт работодатель и содержит данные только о работе у него. Бумажная книжка хранит всю трудовую биографию сразу, зато существует в единственном экземпляре и может потеряться.
Можно ли вернуться с электронной книжки на бумажную?
Нет. Выбор в пользу электронного формата делался один раз и обратной силы не имеет: бумажную книжку вам выдали на руки, и записи в неё больше не вносятся.
Где хранится трудовая книжка, пока я работаю?
У работодателя, если вы сохранили бумажный формат. Выдать её на руки в период работы обязаны только по вашему письменному заявлению и только для целей социального страхования — вернуть придётся в течение трёх рабочих дней.
Как получить сведения о трудовой деятельности бесплатно?
На Госуслугах — форма СТД-СФР, за весь период работы у всех работодателей начиная с 2020 года. Документ приходит с электронной подписью фонда и принимается наравне с бумажным.
Что выдают при увольнении, если книжка электронная?
Сведения по форме СТД-Р за период работы у этого работодателя. Их выдают в день увольнения без всякого заявления, заверенными подписью уполномоченного лица.
В записи об увольнении ошибка. Как исправить?
Неверную запись признают недействительной отдельной строкой, а следом вносят правильную. Зачёркивать в трудовой книжке нельзя. Основанием служит приказ работодателя об исправлении.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Если её потерял работодатель — он обязан оформить дубликат сам. Если вы — подайте письменное заявление последнему работодателю, дубликат оформляют в течение пятнадцати рабочих дней по данным фонда и вашим документам.
Нужно ли нести трудовую книжку новому работодателю?
Только если вы сохранили бумажный формат. При электронном достаточно СТД-Р от прежнего работодателя либо СТД-СФР с Госуслуг — новый работодатель ничего не заводит.
Подтверждает ли СТД-Р стаж до 2020 года?
Нет, электронные сведения ведутся с 2020 года. Более ранние периоды подтверждаются бумажной книжкой, а если она утрачена — архивными справками и данными лицевого счёта в фонде.
Обязан ли работодатель выдать книжку в день увольнения?
Да. Задержка — самостоятельное нарушение: он возмещает не полученный за это время заработок. Если вас не было на месте, он обязан направить уведомление о необходимости явиться либо запросить согласие на отправку почтой.
Можно ли получить книжку по доверенности?
Да, по нотариально удостоверенной доверенности с прямо оговорённым правом получения документов. Простой рукописной доверенности для этого недостаточно.
Что делать, если в книжке кончились страницы?
Работодатель вшивает вкладыш и ставит на титульном листе штамп с его серией и номером. Вкладыш без книжки недействителен, поэтому хранить их нужно вместе.